Estamos en un momento de tal bullicio digital, ayudado por la pandemia que aún a día de hoy seguimos sufriendo, que incluso con los trabajadores tendemos a comunicarnos mediante diferentes vías tecnológicas (watsapp, mail, llamada telefónica, telegram, etc), al margen de los ya famosos ERTE, sin recordar que no hay nada más efectivo que un face to face. De hecho, las reuniones individuales esconden una de las herramientas de productividad más importantes que pueda tener un gerente o gestor de equipos. Sin embargo, sacar el máximo partido de esta herramienta implica contar con muy buena agilidad cognitiva, orientación a las personas y empatía.
Antes de proseguir, queremos incidir en que NO se deben confundir las reuniones individuales que aquí estamos tratando con las ED (Evaluaciones de Desempeño), ya que son cosas totalmente diferentes. Las Evaluaciones de Desempeño son una cosa (pincha aquí si quieres leer el artículo correspondiente a las ED), y las reuniones de trabajo periódicas, otra muy distinta.
Dejando de lado la pandemia y el hecho de que ahora el teletrabajo se lleva tanto, en las empresas que no hay tiempo para las reuniones One to One, lo que sucede es que durante semanas o meses puede existir un problema dentro del equipo que puede estar retrasando el trabajo de los empleados, o minando su motivación poco a poco, llevándose por delante miles de Euros cada día que pasa. Atacarlo sólo cuando es evidente es perder una cantidad de tiempo y recursos que no muchas pequeñas y medianas empresas se pueden permitir.
Vamos a dar algunas indicaciones teóricas sobre cómo enfocarlas para sacar el máximo partido:
–Agenda un tiempo regular para mantener este tipo de reuniones: la frecuencia de las reuniones individuales va a depender de factores, como el número total de trabajadores susceptibles de reunión, e incluso del sector al que se dedica la empresa o del estado en el que se encuentra el equipo en cuestión. No es tan importante la frecuencia de reunión de cada uno de los miembros como el hecho de agendar un tiempo determinado a este tipo de tareas. Cuando los empleados saben que tienen un tiempo destinado a ellos, el líder tiene menos probabilidades de ser interrumpido constantemente.
-Prepara puntos a tratar: las cuestiones de tiempo nos impiden poder preparar cada una de las reuniones, pero sí podemos tener una serie de temas genéricos a comentar, y dejar un espacio para lo que surja de manera natural. Lo ideal es tener este tipo de reuniones semi estructuradas.
–Es vital que estés plenamente presente: en la reunión con un trabajador, hay que minimizar posibilidades de interrupción y distracción. Para ello, es importante silenciar el teléfono o que los demás sepan que no hay que interrumpir, de la misma manera que cuando estamos con un cliente, caso en el que nos es mucho más fácil actuar de esta manera (¿Por qué nos cuesta tanto si es un trabajador?). La reunión puede llegar a ser incluso contraproducente si estamos más pendientes del ordenador o del teléfono, porque la persona que tenemos delante puede sentir que no significamos nada para ella y adoptar el principio de reciprocidad. En realidad, para entender este punto, bastaría con aplicar la máxima de “haz con los demás lo que te gustaría que hicieran contigo”.
–Empieza con un tono positivo: aun cuando la temática de la reunión tenga como epicentro temas poco agradables, es importante comenzar con algo positivo que posibilite la apertura mutua necesaria, ya que de lo contrario puede pasar que cada uno se cierre en banda para “defender” lo suyo y no se llegue a buen puerto.
–Recuerda el punto personal: aunque vayas a tratar temas laborales, no descuides la parte personal; pregúntale a la persona cómo está, sé consciente de qué metas personales o profesionales tiene, sé consciente de que estás tratando con una persona, no con simple “capital humano”.
-Pide feedback: que no se trate de un monólogo; será más productivo para ambos que sea cuanto más bidireccional, mejor.
-Termina la reunión con algo positivo: de la misma manera que empezábamos la reunión con un tono positivo, es conveniente terminar la reunión de la misma forma; por ejemplo, podemos expresar gratitud por su tiempo o expresar cuánto valoramos alguna de las actividades que mejor esté haciendo.
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