Cuando se habla de una reunión de empresa, no se trata simple y llanamente de la mera asistencia de un grupo de personas para discutir sobre un tema determinado. Ante todo, se trata de un proceso comunicativo que se lleva a efecto a través de una sesión de trabajo a la que se convoca a tres o más personas.
Las reuniones de trabajo, si se hacen bien, son increíblemente útiles, pero muchas veces hay cierta tendencia a la reunionitis, lo cual no sólo no nos beneficia, sino que representa una fuente de gasto energético y económico.
Primero, vamos a enumerar los 7 tipos de reuniones que hay:
1.- Informativa
2.- Arranque de proyecto
3.- Seguimiento de proyecto
4.- Formativa
5.- Estratégica
6.- Con clientes
7.- Desarrollo de equipos
Si nos centramos en la pregunta ¿Qué tipo de reunión es la más conveniente?, la respuesta dependerá del objetivo principal que se pretende alcanzar.
Cada una de estas reuniones tendrá enfoques diferentes, según los diversos objetivos que se pretenda conseguir. Antes de decidir qué tipo de reunión vamos a hacer, sería interesante definir el objetivo que queremos conseguir, ya que sin un objetivo claro que defina la convenciencia de la reunión y su contenido, estaremos perdiendo un tiempo precioso de productividad, que se traduciría en presentismo, lo cual no nos interesa bajo ningún concepto. Sea cual sea el contenido, debemos evitar que se trate de reuniones unidireccionales. Es importante que cualquiera de los asistentes pueda contribuir con su aportación a la misma.
Veamos ahora los Pasos generales para realizar reuniones efectivas, sean del tipo que sean:
a) Preparación
Lo primero que tenemos que hacer en este punto es preguntarnos si realmente necesitamos organizar una reunión. En caso de que así sea:
-Seleccionaremos los temas concretos a abordar, ordenados según grado de importancia.
-Definiremos cuáles son los objetivos y el tipo de reunión más adecuado según los mismos.
-Crearemos el orden del día con los puntos a tratar, y un tiempo estimado para cada punto
b) Dirección de la reunión
-Explicar a los asistentes cuál es el objetivo y qué esperar de la reunión.
-Compartir el orden del día para que todos se sitúen.
-Establecer reglas de oro en las reuniones, por ejemplo absteniéndose de llevar a cabo conductas como: interrumpir; subir el tono de la voz; usar lenguaje descalificativo; usar distractores (móvil, tableta, etc.); responder por el otro; usar de lenguaje no verbal; abandonar la reunión; ser impuntuales; sostener diálogos privados; no ser sincero en la exposición de las opiniones.
-Ejercer de líder, es decir: ayudar a que todos entiendan por qué forman parte de la reunión, ir controlando los puntos que se van comentando y los tiempos estimados, y hacer que se involucren todos los asistentes, pidiendo la opinión cuando sea necesario, dejando hablar, moderando turnos, etc.
c) Finalización
-Resolver las dudas o cuestiones que hayan surgido.
-Programar la próxima reunión.
-Realizar o supervisar un acta de la reunión mantenida.
-Ejecutar o supervisar la ejecución de las acciones que se han definido.
d) “Después de”
Siempre es recomendable evaluar la reunión realizada, haciéndose las siguientes preguntas para evaluar y mejorar la siguiente reunión:
- ¿Las intervenciones mejoraron la calidad de la reunión?
- ¿Se siguió la agenda?
- ¿Se lograron los objetivos?
- ¿Cuáles fueron los problemas enfrentados?
- ¿Qué se puede mejorar para la próxima reunión?
- ¿A qué tareas hay que darle seguimiento?
- ¿Cuál fue el nivel de participación de los miembros?
- ¿Cómo se manejaron las nuevas ideas?
- ¿Se actuó tal y como se esperaba?
En los próximos artículos abordaremos el enfoque de reuniones directivas por un lado, y claves para las reuniones exitosas con miembros del equipo por otro, así que ¡No te lo pierdas!
Recuerda que en Grupo Kairos estamos para ayudarte con todo aquello que tenga que ver con la gestión de personas, así que ya que hablamos de reuniones, programa una sesión de estrategia gratuita y te atenderé personalmente, sin ningún tipo de coste ni compromiso, escribiéndonos a consulta@kairosgrupo.com
-Aryán Puerta-