Claves para reuniones de equipo exitosas

 

 

En artículos anteriores vimos los tipos de reuniones de trabajo que hay, y en el último artículo  pusimos el enfoque el las reuniones directivas. Hoy vamos a poner el foco en las reuniones con miembros del equipo. 

Existen numerosos formatos en cuanto a la programación y realización de reuniones con el equipo (reunión diaria, semanal, mensual, urgente, trimestral, anual…). Lo importante, la base , es el objetivo perseguido, y en función del objetivo, ya planearemos los puntos a tratar, la frecuencia, duración, etc.

Es importante no caer en la banalidad de realizar reuniones “porque sí”, ya que no sólo no nos traerán beneficios, sino que los efectos serán totalmente contraproducentes. Si la reunión no es necesaria, no la hagas. Para evitar el mal de la reunionitis del que ya hemos hablado en artículos anteriores, todo directivo o gestor de equipos debería plantearse ciertas cuestiones antes de convocar una reunión, además del objetivo, que es la base. Por ejemplo, deberemos preguntarnos lo siguiente: ¿es la reunión el único y mejor medio? ¿qué pasaría si no se celebrase la reunión?, ¿existen otras alternativas? y ¿son efectivas dichas alternativas? Es decir, idoneidad de conseguir el objetivo planteado a través de un medio tal como una reunión.

Existen dos factores clave que hacen que una reunión fracase estrepitosamente: que se realice cuando no es necesario y que la reunión no esté preparada.

Las recomendaciones principales a la hora de realizar reuniones con miembros del equipo de trabajo son:

-Que cada asistente sea relevante, y que sepa por qué.

-Comenzar en hora y acabar antes, si es posible.

-Que todos los dispositivos se pongan en modo avión, para evitar distracciones innecesarias.

– Egos, no: el ego de cualquier participante puede echar a perder reuniones, incluso las mejor organizadas. Para asegurarse de que los egos no saboteen reuniones eficaces, recomendamos incluir el “Egos No” en la alianza y responsabilizar a todos los participantes de evitar la aparición de egos. Esto añade eficacia porque elimina intervenciones innecesarias por el simple afán de aprovechar la reunión como escenario dónde ser visto.

-Dar la consigna “escucha activa y sin interrupciones”. Un truco es que quien tiene el turno de palabra tenga a la vez una pelota, que es el indicador de que tiene la palabra. Una vez ha terminado, pasa el turno a la siguiente persona.

–Evitar desviaciones con un “parking lot”: en una pizarra o similar se hace una lista simple donde apuntamos temas importantes que surgen durante la reunión, pero que se tratarán en otro momento. De esta manera no nos olvidamos de los temas y progresamos de manera eficaz en la reunión actual según lo acordado. Es normal que tengáis muchos temas importantes que tratar, pero tratarlos todos a la vez hará que no resolváis ninguno.

–Manejar la reunión con alguna nota de humor: en ciertos momentos y sin que sea la tónica general, el líder de la reunión podrá equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los avances y resolución de los temas.

-Evitar los monólogos, tanto por parte del líder como por parte de alguno de los participantes.

–Prevenir la formación de bandos entre los asistentes: en medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que el líder mantenga una postura colectiva, evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión.

–Evitar reprender o hacer de menos a cualquiera de los miembros, aunque sean evidentes los motivos que pueden tentarnos a ello.

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-Aryán Puerta –